残業代とは、所定の労働時間を超えて労働をした従業員に対して支払うべき賃金です。
一定の残業に対しては、賃金を通常よりも割増しをして残業代を支払わなければなりません。
では、残業代は、どのように計算すればよいのでしょうか？
今回は、残業代の計算方法や未払い残業代を請求された場合の対応方法などについて、2023年4月施行の改正点も踏まえてくわしく解説します。
＜メディア関係者の方＞取材等に関するお問い合わせはこちら
残業とは？残業の種類
残業代を正しく計算するためには、まず「残業」について正しく理解しておかなければなりません。
一口に「残業」といっても、これには「法定内残業（法内残業）」と、「法定時間外労働」の2つが存在します。
まずは、それぞれについて解説しましょう。
法定内残業
法定内残業（法内残業）とは、法律（労働基準法）の制限内での残業のことです。
労働基準法には、次の規定が存在します（労働基準法32条）。
（労働時間）
第32条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、労働させてはならない。
2 使用者は、1週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き1日について8時間を超えて、労働させてはならない。
この、労働基準法で定められた労働時間を、「法定労働時間」といいます。
一方、会社によっては、たとえば1日の労働時間を、この規定（8時間）よりも短く定めている場合もあるでしょう。
たとえば、就業規則や雇用契約で1日の労働時間が6時間とされている場合などです。
この、会社所定の労働時間を「所定労働時間」といいます。
1日あたりの所定労働時間が6時間である労働者が8時間労働した場合、この差である2時間は「残業」です。
しかし、法定労働時間である8時間は超えていないため、この2時間は「法定内残業」となります。
法定時間外労働
法定時間外労働とは、法定労働時間を超えて行った労働のことです。
たとえば、1日あたりの所定労働時間が6時間である労働者が9時間労働した場合、まず、法定労働時間に至るまでの2時間の残業は、「法定内残業」です。
一方、法定労働時間である8時間を超えた分の1時間は、「法定時間外労働」となります。
この残業時間の区分は残業代の計算において非常に重要であるため、しっかり理解しておきましょう。
残業代の計算方法
残業代は、どのように計算すればよいのでしょうか？
ステップごとに解説していきます。
ステップ0：個々の「1時間あたりの基礎賃金」を把握する
残業代の計算を始める前に、個々の従業員の「1時間あたりの基礎賃金」を把握しておく必要があります。
これが、残業代計算のベースとなるためです。
1時間あたりの基礎賃金は、それぞれ次のように計算します。
なお、1時間あたりの基礎賃金の計算上、除外できる手当については後ほど解説します。
時給制の場合
時給制の場合には、その時給が1時間あたりの基礎賃金となります。
つまり、時給が1,500円の場合、1時間あたりの基礎賃金も1,500円ということです。
日給制の場合
日給制の場合における1時間あたりの基礎賃金は、次のように算定します。
- 1時間あたりの基礎賃金＝日給÷1日あたりの所定労働時間
つまり、日給が12,000円で1日あたりの所定労働時間が6時間であれば、1時間あたりの基礎賃金は2,000円ということです。
月給制の場合
月給制の場合における1時間あたりの基礎賃金は、次のように算定します。
- 1時間あたりの基礎賃金＝1か月あたりの基礎賃金÷1か月あたりの所定労働時間
なお、1か月あたりの所定労働時間は、次の式で算定されます。
1か月あたりの所定労働時間＝1年間の所定労働日数×1日あたりの所定労働時間÷12
つまり、1か月あたりの基礎賃金が32万円であり、1年間の所定労働日数が240日、1日あたりの所定労働時間が8時間である場合の1時間あたりの基礎賃金は、次のとおりです。
- 8時間×240日÷12＝160時間
- 1時間あたりの基礎賃金＝32万円÷160時間＝2,000円
年俸制の場合
年俸制の場合における1時間あたりの基礎賃金は、次のように算定します。
- 1時間あたりの基礎賃金＝1年間の基礎賃金÷1年あたりの所定労働時間
つまり、年俸額が800万円、1年間あたりの所定労働時間が2,000時間の場合における1時間あたりの基礎賃金は4,000円です。
ステップ1：残業時間を正しく把握する
残業代を正しく算定するためには、まず残業時間を正しく把握しなければなりません。
1日の残業時間は、1分単位で把握するのが基本です。
1時間未満や30分未満を切り捨てるような取り扱いが認められないことはもちろん、「15分未満は切り捨て、15分以上は30分として切り上げる」という取り扱いも不適切とされているため注意が必要です。※1
ステップ2：残業時間を区分する
次に、把握した残業時間を、次のように区分します。
- 法定内残業の時間：所定労働時間を超えたものの、法定労働時間は超えない時間
- 法定時間外労働の時間：法定労働時間を超えた残業時間
- 休日労働時間：労働基準法上の休日（週に1日または4週間で4日）にした労働時間
- 深夜労働時間：22時から5時の間にした労働時間
- 法定時間外労働かつ深夜労働の時間
- 休日労働かつ深夜労働の時間
これらの区分によって、残業代の割増率が異なるためです。
また、2023年4月1日からは、中小企業でも1か月あたり60時間を超えた法定時間外労働の賃金割増率が上乗せされるため、これについても区分が必要となります。
ステップ3：残業の種類別に残業代（割増賃金）を計算する
最後に、区分した残業の種類別に賃金の割増率を乗じて、残業代（割増賃金）を計算します。
割増率については、後ほど解説します。
残業代に含まれない手当
残業代計算のもととなる「1時間あたりの基礎賃金」には、すべての賃金が含まれるわけではありません。
次の手当については、計算の基礎に含めないこととされています（労働基準法施行規則21条）。
- 家族手当
- 通勤手当
- 別居手当
- 子女教育手当
- 住宅手当
- 臨時に支払われた賃金
- 1か月を超える期間ごとに支払われる賃金
これらは限定列挙であるため、これら以外の賃金は原則として計算の基礎に含まれます。
なお、ここでいう「通勤手当」や「住宅手当」などは、実際にかかった経費や通勤距離、家賃や住宅ローンの額などに応じて支給するものです。
「交通費として、全員に1万円支給」など、状況を問わず一律に支給するものは、除外の対象となりません。
また、賞与は原則として「1か月を超える期間ごとに支払われる賃金」に該当するため、除外対象です。
ただし、年俸制の場合において「一定額を14分割し、夏と冬のボーナス時期に14分の1ずつを支給する」などとしている場合がありますが、この場合の賞与は除外することができませんので、注意しましょう。
残業代計算に必須な「割増賃金」の考え方
残業代は、残業の区分によって異なる割増率が適用されます。
それぞれの考え方と割増率は、次のとおりです。
法定内残業
法定内残業の場合には、賃金を割り増す必要はありません。
たとえば、1時間あたりの基礎賃金が1,500円である労働者が、法定内残業を1時間した場合に支給すべき賃金は1,500円です。
【2023年4月改正】法定時間外労働
法定時間外労働の場合における賃金の割増率は、原則として2割5分です。
たとえば、1時間あたりの基礎賃金が1,500円である労働者が、1時間の法定時間外残業をした場合に支給すべき賃金は1,875円（＝1,500円×1.25）です。
なお、1か月あたりの法定時間外労働が60時間を超えた場合に、超えた部分の割増率を5割とする改正法が、2023年4月1日から中小企業にも適用されることとなりました。
そのため、これ以後に1時間あたりの基礎賃金が1,500円である労働者を60時間を超えて残業させた場合、超えた部分について支給すべき賃金は1時間あたり2,250円（＝1,500円×1.5）となります。
深夜労働
深夜時間帯（22時から5時）に労働させた場合における賃金の割増率は2割5分です。
たとえば、1時間あたりの基礎賃金が1,500円である労働者に1時間の休日労働をさせた場合に支給すべき賃金は、1,875円（＝1,500円×1.25）です。
なお、法定時間外労働が深夜に及んだ場合には、両者の割増率が重複して適用されます。
つまり、この場合の割増率は、5割（＝2割5分＋2割5分）になるということです。
休日労働
労働基準法上の休日に労働させた場合における賃金の割増率は、3割5分です。
たとえば、1時間あたりの基礎賃金が1,500円である労働者に1時間の休日労働をさせた場合に支給すべき賃金は、2,025円（＝1,500円×1.35）です。
なお、休日労働が深夜に及んだ場合には、両者の割増率が重複して適用されます。
つまり、この場合の割増率は、6割（3割5分＋2割5分）になるということです。
未払い残業代を従業員から請求されたら？
従業員や退職した元従業員から未払い残業代を請求されたら、会社としてはどのように対応すればよいのでしょうか？
基本的な対応方法は次のとおりです。
早期に弁護士へ相談する
未払い残業代を請求されたら、早期に弁護士へご相談ください。
なぜなら、未払い残業代を請求している時点で、従業員側がすでに弁護士に相談している可能性があるためです。
この場合において、無理に自社のみで対応すれば、不用意な言動などをして不利となるおそれがあるでしょう。
そのため、まずは、労使問題に強い弁護士へご相談ください。
状況によっては、弁護士が従業員との面談の場に同席したり、交渉の窓口になったりすることも可能です。
残業の実態を確認する
次に、できるだけすみやかにその従業員の残業の実態を確認しましょう。
未払い残業代の発生が、従業員側の思い込みや勘違いである可能性もあるためです。
確認の結果、実際に未払い残業代があることが判明したら、できるだけ真摯に対応しましょう。
適正な残業代の支払いは、従業員を雇用する会社の義務であるためです。
万が一不誠実な対応をしてしまうと、労働基準監督署から是正指導を受ける可能性があるほか、他の従業員と示し合わせて大勢からまとめて残業代を請求されるリスクなどが高くなります。
なお、残業代が発生しているかどうか、単純に判断ができない場合もあるでしょう。
たとえば、会社側としてはその従業員が労働基準法上の管理監督者にあたり未払い残業代が発生しないと考えている一方で、従業員はこれにはあたらないと主張している場合などです。
この場合において双方の主張が折り合わない場合には、労働審判や訴訟で解決を図る場合もあります。
時効を確認する
残業の実態を確認したら、残業代が時効にかかっているかどうかを確認しましょう。
残業代の時効は改正されており、原則としてそれぞれ次のとおりです。
- 2020年3月31日以前に発生した残業代：2年
- 2020年4月1日以後に発生した残業代：3年
すでに時効にかかっている分については時効を援用することで、支払い義務がなくなります。
残業代計算を正しく行うよう見直す
その従業員について未払い残業代が発生していた場合には、今後へ向けた対策として、残業代計算を見直しておきましょう。
未払い残業代の発生は、会社にとって大きなリスクとなります。
たとえば、複数人からまとめて残業代の請求をされた場合には、会社の資金繰りが大きく悪化してしまうかもしれません。
残業代の支払いは、会社としての義務です。
そのため、弁護士などの専門家へ相談のうえ、残業代を適正に支払う仕組みを整えておく必要があるでしょう。
状況によっては、固定残業代制や変形労働時間制などを導入することで、今後の残業代を適法に抑制できる可能性もあります。
まとめ
残業代の支払いは、従業員を雇用する企業としての義務です。
残業代を適正に支給していなければ、未払い残業代の請求がなされ、トラブルとなるかもしれません。
適正な残業代を支給できるよう、残業代の計算方法をよく理解しておきましょう。
場合によっては、弁護士などの専門家に相談のうえ、変形労働時間制などの仕組みを導入することも一つの手です。
Authense法律事務所には残業代など労使問題にくわしい弁護士が多数在籍しています。
また、グループ内に社会保険労務士法人を併設しており、トータルでの対応が可能です。
残業代についてお困りの際には、ぜひAuthense法律事務所までご相談ください。
