解雇通知書とは、従業員を解雇する際に、解雇対象となっている従業員に交付する書面のことです。
解雇通知書を渡すことで、会社が解雇の意思表示をしたことが明白となります。
では、解雇通知書はどのように記載すればよいのでしょうか？
また、解雇通知書を交付する際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか？
今回は、解雇通知書について弁護士がくわしく解説します。
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解雇通知書とは
解雇通知書とは、従業員に対して会社が解雇を通告する書類です。
解雇の通告は、口頭だからといって無効であるわけではありません。
しかし、後から解雇を告げられていないなどと従業員が主張するなど、「言った・言わない」のトラブルとなる可能性があります。
また、解雇は非常に重要な事態であるため、口頭のみで行うようなことではないでしょう。
そのため、会社側の解雇の意思を明確にする目的などから、解雇通知書を交付することが一般的です。
解雇予告通知書との違い
解雇通知書と似たものに、「解雇予告通知書」が存在します。
解雇予告通知書とは、その名称どおり、解雇を「予告」した時点で従業員に対して交付する書面です。
労働基準法20条によれば、解雇をしようとする際には、原則として解雇日の30日前までに予告をしなければなりません。
この予告時に交付する書面が、解雇予告通知書となります。
一方、その従業員の平均賃金の30日分の手当（「解雇予告手当」といいます）を支払ったときや、従業員に非がある一定の場合などには、即日解雇をすることも可能です。
この場合には、解雇通知書を交付します。
基本的には、即日解雇をする場合に交付する書面が解雇通知書であり、解雇を「予告」する場合に交付する書面が解雇予告通知書であると整理しておくとよいでしょう。
企業が解雇通知書を出す理由
解雇の通告自体が口頭でも成立することは、先ほど解説したとおりです。
では、企業は何のために解雇通知書を交付するのでしょうか？
主な理由は次の2点です。
解雇通知をした証拠を残すため
1つ目にして最大の理由は、解雇通知をした証拠を残すためです。
「言った・言わない」のトラブルを避けるため、解雇通知書を交付します。
解雇理由への応答の手間を減らすため
企業が従業員を解雇した場合、従業員から解雇理由などを記した証明書の交付を求められた場合には、これを遅滞なく交付しなければなりません（労働基準法22条）。
解雇の理由などをあらかじめ解雇通知書へ記載しておくことにより、この応答の手間を避けることが可能となります。
解雇通知書の書き方のポイント
解雇通知書は、どのように作成すればよいのでしょうか？
法律で定められた書面ではないため様式は任意の者で構いませんが、次の点を踏まえて記載するとよいでしょう。
従業員の氏名を記載する
解雇通知書には、解雇対象としている従業員の氏名を明記します。
誰に対する通知であるのか、明白にする必要があるためです。
解雇通知をする日を記載する
解雇通知書には、解雇通知をした日（解雇通知を交付した日）を記載します。
なお、いつ解雇通知をしたのかが明白となるように、「吉日」表記などではなく年月日を正確に表記した方がよいでしょう。
解雇日を記載する
解雇通知書には、解雇日を記載します。
解雇予告通知書ではありませんので、解雇通知日と解雇日は同一となることが多いでしょう。
解雇の意思を明記する
解雇通知書では、解雇をする旨の企業の意思を明記します。
たとえば、「当社は、下記の理由により貴殿を解雇いたします。」などです。
就業規則の根拠規定を明記する
解雇通知書には、解雇の理由を明記します。
また、解雇をするためには、就業規則による根拠が必要です。
そのため、解雇の根拠となる就業規則の条文を記載しておきましょう。
社名と代表者名を記載する
解雇通知書には、解雇をする企業名と代表者名を記載します。
これは、解雇通知書に独自の項目ではなく、会社として交付する書面に共通する事項です。
解雇通知を行う方法
解雇通知は、どのような方法で行えばよいのでしょうか？
主な方法は次のとおりです。
従業員本人へ手渡す
もっとも確実な方法は、面談時に解雇をする従業員本人へ手渡すことです。
一般的には、他者に聞かれない会議室などで、解雇の通告ともに手渡すことが多いでしょう。
なお、直接手渡しをした場合には、企業側に控えが残りません。
そのため、解雇通知書のコピーを用意してこれに受領した旨の署名と捺印をもらったり、別途受領書を記載してもらったりするなど、解雇通知書を手渡したことの証拠を残す工夫が必要です。
郵送する
解雇をする従業員が自宅待機となっているなど出勤していない場合には、解雇通知書の手渡しは困難です。
また、面談はできたものの解雇通知書を受領した旨の署名を拒む場合などもあるでしょう。
このような場合には、解雇予告通知書を郵送します。
郵送は普通郵便ではなく、配達証明付きの内容証明郵便で行いましょう。
普通郵便の場合には、受け取っていないと主張されたり、郵便は受け取ったが中身は異なるものだったなどと主張されたりするリスクが残るためです。
内容証明郵便とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便株式会社が証明する制度です。
内容証明郵便で送ることで、受け取っていないなどと主張されるリスクを回避することが可能となります。
なお、解雇通知書が送付されることを予見して、内容証明郵便の受け取りを拒否することも考えられます。
その場合には、内容証明郵便と併せて同じ内容の普通郵便を送付することも一つの方法です。
ただし、どこまでの対応が必要であるのかは解雇の理由や状況などによって異なるため、具体的な方法については、あらかじめ弁護士へご相談ください。
メールで添付する
解雇通知書をPDF化して、メールで添付する方法です。
送付する側にとってもっとも手軽であり、費用もかからない方法であるといえるでしょう。
ただし、郵送などでの送付と比較して、証拠が残りづらい点がデメリットです。
そのため、争いが予見される場合にはたとえ従業員側がメールでの送付を希望してもメールのみで通知することは避けた方がよいでしょう。
メールで送る場合であっても、メールと併せて郵送もしておくと安心です。
解雇通知を行う際のポイント
解雇は、従業員にとって生活の糧を失いかねない非常に重要な事態です。
そのため、争いとなる可能性が低くありません。
仮に訴訟などを提起された際に不利とならないためにも、通知を行う場合には次の点に注意しましょう。
あらかじめ弁護士へ相談する
解雇通知書を渡したからといって、解雇の有効性が保証されるわけではありません。
労働基準法など日本の法律では従業員の権利が強く守られており、理由なく（または、理由が弱いにもかかわらず）解雇することはできないためです。
そのため、解雇をした従業員がその場ではいったん納得したかのように見えても、後から解雇無効などを訴えて訴訟を提起される可能性があります。
こうした事態を想定し、従業員を解雇する際には、あらかじめ労使問題にくわしい弁護士にご相談ください。
弁護士へ相談することで、仮に裁判となった場合に解雇が無効とされる可能性をあらかじめ想定しておくことができるほか、訴訟などとなった場合にもスムーズに対応することが可能となるためです。
解雇理由の証拠を残す
従業員を解雇する場合には、解雇をする理由をきちんと残しておきましょう。
仮に解雇無効を争って訴訟へと発展した場合には、証拠が非常に重要となるためです。
残しておくべき証拠は解雇をした事情によって異なるため、あらかじめ弁護士へご相談ください。
その一方で、会社側にとって不利となる証拠を残してしまわないように注意することも必要です。
就業規則の規定を改めて確認する
従業員を解雇するためには、原則として就業規則に根拠が必要です。
そのため、解雇を通告する前に、自社の就業規則を改めて確認しておきましょう。
なお、就業規則はきちんと自社に合った内容で作成する企業がある一方で、いわゆるコピペなどで作成する企業もあると思います。
従業員を解雇するのが初めてである場合には、この時点で、就業規則の作り込みが甘いことに気がつくかもしれません。
仮に今回の解雇で問題にならなかったとしても、これを契機に就業規則を見直すことも検討するとよいでしょう。
30日分の給与支払いが必要となることを知っておく
解雇の30日前にまでに解雇予告をせず、従業員を即日解雇した場合には、原則として解雇予告手当が必要となります。
原則として、解雇予告手当はその従業員の1日あたりの平均賃金に30（事前に予告をしたものの30日には満たない場合には、満たない分の日数）を乗じて算定します。
解雇予告手当の支払いが必要となることを把握したうえで、支払いのタイミングなどについてあらかじめ検討しておくとよいでしょう。
ただし、次の場合には例外的に、たとえ即日解雇をした場合であっても、解雇予告手当の支払いは必要ありません。
- 天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となった場合（労働基準第20条1項但し書き）
- 横領など労働者の責に帰すべき事由にもとづいて解雇する場合（労働基準第20条1項但し書き）
- 次の雇用形態である場合
- 日雇い労働者（ただし、1か月を超えて引き続き使用されるに至った場合を除く）
- 2か月以内の期間を定めて使用される者（ただし、契約した所定期間を超えて引き続き使用されるに至った場合を除く）
- 季節的業務に4か月以内の期間を定めて使用される者（ただし、契約した所定期間を超えて引き続き使用されるに至った場合を除く）
- 試用期間中の者（ただし、14日を超えて引き続き使用されるに至った場合を除く）
なお、このうち「1」と「2」のケースにおいて解雇予告手当の支払いを不要とするためには、労働基準監督署長に申請をして、解雇予告除外認定を受けることが必要です。
まとめ
解雇通知書とは、解雇をする従業員に対して解雇を通告する書類のことです。
法律上必須ではないものの、解雇をした証拠を残し、かつ解雇理由を明確にするためにも、交付しておくべきでしょう。
ただし、解雇通知書を交付したからといって、解雇の妥当性が担保されるわけではありません。
解雇後に、解雇の無効を訴えて訴訟を提起される可能性もあるでしょう。
そのため、従業員を解雇するにあたっては、あらかじめ労使問題に強い弁護士へご相談ください。
Authense法律事務所には解雇など労使問題にくわしい弁護士が多数在籍しており、これまでも数多くのトラブルを解決してまいりました。
従業員の解雇をご検討の際には、後のトラブルを防ぐため、ぜひAuthense法律事務所までご相談ください。
