就業規則の作成は社内で行うのみでは足りず、必要な届出をしなければなりません。
就業規則の届出は、どのような流れで行えばよいのでしょうか？
また、届出にあたっては、どのような書類が必要となるのでしょうか？
今回は、就業規則の届出について、就業規則の作成支援実績が豊富な社労士がくわしく解説します。
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就業規則の届出義務とは
就業規則の届出義務とは、会社が就業規則を作成したり変更したりした際に、これを行政官庁（事業場の所在地を管轄する労働基準監督署）へ届け出るべき義務です。
就業規則については労働基準法（以下、「労基法」といいます）に定められており、その89条に次の規定があります。
- 常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
このような規定があることから、会社が就業規則を作成したり変更したりした際は、管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
就業規則の届出はいつまでにする？
就業規則の届出は、いつまでに行うべきなのでしょうか？
ここでは、就業規則の届出期限について解説します。
施行日までの届出が必要
就業規則を作成した際の届出期限について、労基法では明確な規定はありません。
しかし、原則として、その就業規則の施行日までに届け出ることが必要です。
また、就業規則を変更した際も届出が必要となりますが、こちらも遅滞なく届け出なければなりません。
届出を忘れていたら早期に提出する
就業規則を作成したり変更したりしたものの、労働基準監督署への届出を失念してしまうこともあるでしょう。
就業規則の届出を失念していることに気づいたら、気づいた時点で一刻も早く届出をしてください。
後ほど解説するとおり、就業規則の届出をしなかった場合には罰則が課される可能性があるためです。
就業規則の作成から届出までの流れ
就業規則の作成から届出までは、どのような流れで行えばよいのでしょうか？
ここでは、就業規則を新たに作成する場合における一般的な流れを解説します。
就業規則の原案を作成する
はじめに、会社側が就業規則の原案を作成します。
就業規則の原案を作る方法には、主に次のものなどが挙げられます。
- 自社で一から作成する
- 厚生労働省が公表しているモデル就業規則を元に作成する
- 書籍やインターネット上で見つけたテンプレートを元に作成する
- 社労士や弁護士に相談して作成してもらう
まず、自分で一から作成する方法は、非常にハードルが高いでしょう。
そのため、現実的には「2」や「3」か、「4」の選択となることが多いといえます。
モデル就業規則やテンプレートをもとに作成すれば、自社でも容易に作成できると考えるかもしれません。
しかし、モデル就業規則やテンプレートは手当や休暇制度などが多めに盛り込まれていることが多いうえ、自社の個別事情は一切加味されていないものです。
そのため、これらを活用するとしても、自社に合った内容にカスタマイズするステップが必要となります。
とはいえ、適切にカスタマイズをするには法令を熟知していなければならず、自社だけで行うことは容易でないでしょう。
このような理由から、法令の基準を満たし、かつ自社に合った就業規則を作成するには、社労士や弁護士のサポートを受けた方がよいでしょう。
従業員代表者の意見を聴く
就業規則の原案を作成したら、これについて従業員代表者の意見を聴かなければなりません。
従業員代表者とは、それぞれ次の者を指します（労基法90条）。
- その事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合：その労働組合
- その事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がない場合：労働者の過半数を代表する者
なお、従業員代表者を会社が指名することはできず、投票や挙手など民主的な方法による選任が必要です。
なぜなら、会社が従業員代表者を指名できるのであれば、会社にとって都合のよい従業員（会社側に有利な就業規則であっても、異議を述べない者）を選任することができてしまうためです。
就業規則と従業員意見書を届け出る
従業員代表者からの意見を聴いたら、その内容を意見書に記載します。
そのうえで、この意見書とともに、就業規則を管轄の労働基準監督署へ届け出ます。
届け出る際は就業規則を2部作成し、受付の控えを受け取りましょう。
なぜなら、受付印が押された就業規則の控えは、助成金の申請などで必要となることがあるためです。
就業規則を従業員に周知する
就業規則を作成しても、従業員が就業規則の内容を知らなければ、せっかく作成した就業規則が無効となる可能性があります。
そのため、就業規則を作成したら、作成した就業規則を従業員に周知してください。
周知の方法には、次のものなどが挙げられます。
- 事業場に掲示したり備え付けたりする
- 電子媒体に記録して、事業場のモニタで常時見られるようにする
- 各従業員にコピーを配布する
ただし、従業員にコピーを配布してしまえば就業規則の内容が流出するおそれがあるなど、管理が難しくなる傾向にあります。
そのため、「1」または「2」の方法をとることが多いでしょう。
なお、口頭だけで説明している場合や、一部の従業員しか入室できない部屋に掲示されている場合は、周知されているとはいえません。
就業規則を周知させる方法にお悩みの際は、社労士などの専門家へご相談ください。
就業規則の届出をしなかった場合の罰則
就業規則を作成したり変更したりしたにもかかわらず、これを労働基準監督署へ届け出なかった場合は罰則の適用対象となります。
この場合に課される可能性がある罰則は、30万円以下の罰金です（同120条）。
罰則の適用を避けるため、就業規則の届出を忘れないよう注意してください。
就業規則届出の必要書類
作成した就業規則を届け出る際は、どのような書類が必要となるのでしょうか？
ここでは、就業規則を作成した場合における届出の必要書類を紹介します。
就業規則2部
就業規則の届出には、作成した就業規則が必要です。
なお、就業規則では具体的な賃金について定めず、賃金については別途作成した「賃金規定」などによるとする場合には、就業規則と併せて賃金規定などの提出も必要となります。
就業規則には必ず記載しなければならない事項（「絶対的記載事項」といいます）があるため、これらについて漏れなく記載するか、別で作成した規定と併せて提出してください。
絶対的記載事項は次のとおりです。
- 始業と終業の時刻、休憩時間、休日、休暇
- 交替制の場合には就業時転換に関する事項
- 賃金の決定、計算、支払の方
- 賃金の締切りと支払の時期
- 昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
届出の際は、就業規則など必要書類をそれぞれ2部作成して提出することをおすすめします。
なぜなら、2部提出すると、1部には受理印を押して返却してもらえるためです。
受理印を押した就業規則などは、助成金の申請などさまざまな場面で必要となるため、控えは必ず受け取って保管しておきましょう。
従業員代表者の意見書
就業規則の届出には、従業員代表者による意見書の添付が必要です。
意見がある場合は、意見書に具体的な意見を記します。
一方、意見がない場合には空欄のままとはせず、「異議ありません」などと記載してもらいましょう。
従業員代表者による意見書の様式は、厚生労働省のホームページから入手できます（「就業規則（変更）届」様式の中に、意見書の様式が入っています）。※1
届出書
作成した就業規則を届け出る際は、所定の届出書とともに提出する必要があります。
届出書の様式は、意見書と同じく厚生労働省のホームページから入手できます。※1
就業規則の新規作成である場合は、「主な変更事項」の欄を記載する必要はありません。
その他、それぞれ次の点に注意して作成しましょう。
- 労働保険番号：その事業場の番号を記載します。番号は、労働保険概算保険料申告書や労働保険料の年度更新申告書の控えなどから確認できます
- 業種：日本産業分類の中分類を記載することが一般的です※2
- 労働者数：正社員のみならず、パートタイマーややアルバイト従業員も含めた数を記載します
就業規則届出に関するよくある疑問
最後に、就業規則の届出に関するよくある疑問とその回答を3つ紹介します。
すべての会社が就業規則を届け出る義務がある？
就業規則の作成は、常時10人以上の労働者を使用している事業場でのみ義務付けられています（同89条）。
このような事業場では、就業規則を作成したら労働基準監督署へ届け出なければなりません。
一方、常時使用する労働者が10人未満である事業場には就業規則の作成義務はなく、届出も不要です。
ただし、従業員が10人未満であったとしても、職場におけるルールを明確にして労使トラブルを避けるには、就業規則を作成しておくことをおすすめします。
なお、事業所の労働者数が10以上であるかどうかは、正社員のみならず、パートタイム従業員やアルバイトスタッフも含めてカウントされます。
また、事業場に退職者が生じて一時的に10人未満となったからといって作成義務がなくなるわけではなく、通常の状態として従業員が10人以上であるのであれば、就業規則の作成と届出が必要です。
判断に迷う場合は、社労士などの専門家へご相談ください。
従業員代表者の同意が得られない就業規則は無効？
先ほど解説したように、就業規則の届出に労働者代表者による意見書の添付が必要です。
しかし、法律上必要であるのはあくまでも「従業員代表者の意見を聴くこと」であり、従業員の同意を得ることではありません。
たとえ従業員代表者が意見書に強い反対意見を記したとしても、就業規則の作成や届出は可能です。
とはいえ、従業員代表者による反対意見を無視して就業規則の作成を強行すれば、従業員から会社への信頼が失墜する可能性があります。
その結果、労使トラブルが頻発したり、退職者が急増したりするおそれがあるでしょう。
そのような事態を避けるため、実務上は可能な限り従業員に丁寧に説明を行い、理解を求めることが一般的です。
なお、就業規則を新たに作成するのではなく、就業規則を従業員にとって不利な内容へと変更する場合は、個々の従業員からの同意を得なければ変更が無効となる可能性があります。
そのため、従業員から反対意見が出ている場合は作成や変更を強行するのではなく、まずは社労士や弁護士などの専門家へご相談ください。
就業規則は厚労省のテンプレートをそのまま使用すれば問題ない？
厚生労働省のホームページには、モデル就業規則が掲載されています。※3
このモデル就業規則を活用すれば、見栄えの良い就業規則が簡単に作成できるでしょう。
しかし、モデル就業規則をそのまま活用することはおすすめできません。
なぜなら、モデル就業規則はあくまでも「モデル」であり、自社に合っているとは限らないためです。
たとえば、モデル就業規則には手当や休暇などの制度が非常に多く盛り込まれており、従業員にとって有利な内容となっていることが少なくありません。
よく理解しないままモデル就業規則を流用すると、自社では実際に支給していない手当が就業規則に載った状態となります。
そのため、就業規則に記載された手当の支給を従業員から求められた際に、トラブルに発展する可能性があるでしょう。
また、いったん設けた手当の支給をなくすなど、従業員にとって不利益な内容へと就業規則を変更することは容易ではありません。
モデル就業規則を活用する場合は、これを自社に合った内容にカスタマイズするステップが不可欠です。
自社でカスタマイズすることが難しい場合は、社労士や弁護士などの専門家へご相談ください。
まとめ
就業規則の届出について解説しました。
就業規則を作成したり変更したりした際は、管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
届出をしなければ罰則が適用される可能性もあるため、届出を漏らさないよう注意が必要です。
就業規則の作成や変更には注意点が少なくないため、社労士などの専門家へ相談しながら進めるとよいでしょう。
Authense社会保険労務士法人は就業規則の作成や変更サポートに力を入れており、豊富なサポート実績があります。
就業規則の作成や変更、労働基準監督署への届出でお困りの際は、Authense社会保険労務士法人までお気軽にご相談ください。
