サービス導入の背景

当所のサービスをご活用いただく前、御社でどのような課題をお持ちになられていたのでしょうか？

宮﨑様：Authense法律事務所さんとお取り引きが始まる前、私が「ひとり法務」の形で対応していました。契約書のチェックを私が行って、顧問弁護士に確認してもらうというフローで進めていました。
ひとり法務では対応が困難になり法務担当者も増員したのですが、契約書関係や広告物の薬事・景表法チェックの量も会社の成長とともに大幅に増え、このままでは私も含めて法務担当者も業務対応スピードに支障が出てしまうと考え、ご相談しました。

人手不足が深刻ななか、採用も含めて進めていらっしゃったとお伺いしました。

宮﨑様：継続的に法務担当者の新規採用は進めていました。採用前は、国内・海外含めて契約書チェック等の量がかなりありましたし、経営判断が必要となる法務案件などがあればそちらも適宜対応していましたので、場合によっては土日に作業をすることもありました。それに比べれば、新規に人材を採用できて以前に比べればスムーズに業務を推進できるようになりました。

当所の法務クラウドをご検討いただく際に、どのような活用方法を想定されていらっしゃいましたか？

宮﨑様：法務担当者も増えましたし、法務業務を極力内製化していきたいという思いはあったのですが、社内に有資格者がいるわけではありませんので、専門的な部分に関しての判断に悩んでいました。また、導入前は顧問弁護士にかなりの頻度で法的見解をいただいたりしていたのですが、それはそれで顧問弁護士の負担もかなり増えてしまい、コスト増加も含めて悩んでいました。この部分のコスト削減や業務対応のスピードアップを図りたいと考えていました。
法務クラウドをご契約いただいて、実際の運用では国内向けの契約書審査に重点を置いてご活用いただいている状況でしょうか？

宮﨑様：そうですね。

ありがとうございます。だいたい、月の分量ではどれくらいの本数をご依頼いただいているのでしょうか？

中原様：月によって若干変動はあるのですが、多いときには50件近くお願いしていますし、毎月、少なくとも20件はご依頼しています。

法務クラウドの場合、当所の有資格者である弁護士が御社の内部で業務を進めさせていただきます。契約審査業務を進めるにあたって、有資格者が社内にいることのメリットのようなものはお感じになられていらっしゃいますでしょうか？

中原様：あります。現在ご担当の先生には週２回のペースで実際に来社していただいておりますが、軽い微修正が入ったときでも気軽にご相談ができたり、「こういう方向で進めようと思っているのですが、認識に間違いはないでしょうか？」等、身近にいらっしゃることですぐに確認させていただけるのは大変ありがたいと感じています。

ありがとうございます。外部の顧問弁護士よりも身近にいることで聞きやすかったり、弁護士側としても御社の業務内容についてより理解が進むといった側面はありますよね？

中原様：はい。実際に社内の案件の担当者を含めた会議にもご出席いただいていますので、当社の事業理解も素早く、迅速にご対応いただいていると思います。

導入したサービスの感想とその効果

実際にご活用されて、特に良かった面などはありますか？

中原様：多いときには月に50件ぐらいの案件があるため、すぐに完結できるものばかりなら良いのですが、どうしても長引いてしまうものもあります。そのような状況において、緊急案件などスピードを求められるものをお任せできるのは大変助かっております。
また、「前回お願いした案件の続きです」といったケースも少なくありません。法務クラウドの場合、継続して同じ弁護士の先生にご担当いただけるので、またゼロから案件の説明をすることなく「以前のあの案件の続きで」とご依頼できる、そういった点も業務対応のスピードアップに繋がっている部分です。

毎回、違う弁護士にお願いするとなると、またゼロから説明をして御社のビジネスをインストールして、さらに誤解があったら修正してといったフローがありますよね。また、中原さんのような新しく法務の業務に携わっていらっしゃる方にとって、弁護士資格を持っている人間と一緒にお仕事をすることで、なんらかの学びや成長につながる点などはありますでしょうか？

中原様：週２回、ご来社いただいている日がちょうど昨日だったのですが、いろいろとご質問させていただきました。契約の再締結をするにも覚書で進めた方がいいのか、もう一度巻き直したほうがいいのかなど、よりスムーズに進められる方法をお伺いできたり、先方から修正が入った点について、「当社としては受け入れても良いと考えているのですが、法的にリスクはありませんか？」など、直接お伺いできるので、日々勉強になります。

御社では法務クラウドをご活用いただいて契約書審査を進めていくほか、広告審査サービスもご利用いただいていますね。

宮﨑様：広告審査も私がずっとひとりで担当しており、その後増員した法務担当者に引き継いでおりました。契約書審査と同じで、法務担当者がチェックして顧問弁護士に最終チェックをお願いしていたのですが、契約書関係と同様にどうしてもボリュームが増えてしまって、顧問弁護士の負担もかなり大きくなってしまいました。
そこで、Authense法律事務所さんに広告審査の部分もお願いして、担当してくださっている狩野先生に細かい内容を日々見ていただき、判断が難しい内容に関しては当社の顧問弁護士にも確認する、そのようなフローで進めています。
広告上の文言や表現で表記できるできないという判断も、最終的には顧問弁護士に見てもらうのですが、Authense法律事務所さんと顧問弁護士とに分散させることでかなりスピードアップが図れて助かっています。

広告審査を担当している狩野は、ビデオ会議を活用して日々ミーティングさせていただきながら進めていると伺いました。

宮﨑様：そうですね。基本的には毎日夕方に30分ぐらいお時間をいただきながら、広告制作担当者と案件の内容確認を中心に打ち合わせさせていただいているので大変助かっています。

広告審査サービスでは、上がってきた広告を事業部の方が一次チェックを行い、二次チェックとして狩野が確認しているという形で進めていらっしゃるそうですね。資格を持っている弁護士が確認する、といった安心感などはありますか？

宮﨑様：あります。当社の取り扱っている商品に関しては、狩野先生の目線から見ていただくという点でも助かっています。当社の商品にもご興味を持っていただいており、消費者の観点からより厳しく見てくださいます。
当社の広告制作担当者がどういう気持ちで作っているのか。当然、売りたいし、商品の魅力を伝えたいという気持ちで広告を作っていますので、そういった意図を汲んでいただきながら、それでもやはりこの表現はリスクがあるとか、ＮＧだったりという判断をしていただいています。
また、ＮＧの場合であっても単に否定するだけではなく、可能な限り広告制作担当者の意図にも寄り添った代替案も出してくださるので大変感謝しています。

広告審査サービスをご導入いただいて、実際に広告を作っていらっしゃる現場の方々のリテラシーも向上してきていますでしょうか？

宮﨑様：狩野先生に日々お時間をいただいているので、上がってくれていないと困りますね（笑）。広告制作担当者のリテラシーも含めて、広告の内容や中身の精度がどれくらい上がっているのか、どこかできちんと検証したいと思っていますが、感覚としては確実に上がっていると感じております。
また、広告制作担当者からすると、顧問弁護士の場合には「会社を守る」という視点が強くて、少し攻めた表現の場合はほとんどがＮＧになってしまうというジレンマを抱えていたようです。
ですが、狩野先生の場合は当然、弁護士ですので本当にダメなものはNGですが、単にNGで終わるのではなく、当社の広告制作担当者に寄り添って会話をしてくださっていますので、この点も大変感謝しています。

狩野自身も「自分も本社のメンバーのひとりと思って担当している」と話していたので喜びます。

宮﨑様：そうですか、本当にありがたく思っています。

ありがとうございます。業務以外の部分で、法務クラウドについてお感じになられている点、なにかありますでしょうか？

宮﨑様：費用面なのですが、顧問弁護士にその都度お願いしていくと、タイムチャージでご請求いただく形になりますので、そのやり方だと月末に締めないと最終的なコストを把握することができません。
Authense法律事務所さんの場合は、月額料金が固定で決まっていて、お願いできる件数も目安がありますので、依頼する側としてはコントロールしやすいと感じています。状況によってはオーバーすることもあれば達しないこともあるのですが、月の途中でお互いに月額料金から増減の可能性があるかどうかすり合わせができるので把握しやすいと思います。

中原さんはいかがですか？

中原様：意図や理由を明確にかつご丁寧に教えてくださるのは大変勉強になります。契約書の修正が入ったとして、ここはこういう意図で修正しています、ここはこういうリスクがあるので修正しましたなど、丁寧に教えていただけるのでありがたいです。相談ベースの会話の中でも的確に「ここにまとめておきます」「これはこういう意図です」等、大変わかりやすく教えていただいています。

導入サービスのおすすめポイント

ありがとうございます。最後に、法務の業務に悩んでいて、法務スタッフの外注を考えている企業のご担当者様に、実際にご活用いただいた上での一言をいただけますでしょうか。

宮﨑様：当社がAuthense法律事務所さんのサービスを導入しようと思った理由のひとつに契約期間があります。ミニマムで１ヵ月なので、いきなり半年や１年といった契約ではなく、まずは１ヵ月トライアルで試してみて、良ければ継続していき、合わないと感じたら契約内容の見直しが出来ますので導入がしやすいですと思います。
当社も当然、コストがかかる話しなので事前に社長へ説明に行きました。今すぐにでも法務担当者や顧問弁護士の負担を軽減しないと様々なリスクが生じる懸念がある、業務対応スピードが遅くなりコスト増加にも繋がってしまっている、とプレゼンする中で「まずは１ヵ月、トライアルからスタートさせていただきたい」というのは理解をしてもらいやすいと感じます。
現在ご担当いただいている弁護士の先生方も、ご紹介いただいた際には、もしも会社の考えやスピード等と合わないと感じたら遠慮なく変えてくださいと仰っていただいたので、こちらも導入を検討するにあたっては大変安心できるポイントでした。
ですので、他の企業様においても同様に悩んでいる方がいらっしゃるなら、業務改善やコスト削減などの観点から、まずは一度相談をしてみて試しに１ヵ月導入してみるというのが良いと思います。

ありがとうございました。