36協定の締結など、さまざまな場面で「従業員代表者」が相手方となります。
従業員代表者は、どのような役割を担うのでしょうか？
また、従業員代表者はどのような方法で選出すればよいのでしょうか。
今回は、従業員代表者の概要や選出方法などについて、社労士がくわしく解説します。
従業員代表者とは
従業員代表者とは、その事業場における労働者の過半数を代表する者です。
企業と従業員が何らかの協定を締結しようとするたびに、企業が従業員全員と個別に協議したり協定を締結したりすることは現実的ではありません。
そこで、労働基準法（以下「労基法」といいます）では従業員側の意見を代表する者として、従業員代表者を相手方とする旨の規定を多数設けています。
なお、事業場に従業員の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合が協定などの相手方となるため、原則として従業員代表者を別で選任する必要はありません。
従業員代表者の役割
従業員代表者は、次で紹介する「従業員代表者を選出すべき主な場面」において、協定締結の相手方となったり、意見を述べたりする役割を担います。
単に自己の意見を協定などに反映させるのではなく、その事業場における従業員の過半数の意見を取りまとめ、その意見を代表して表明します。
従業員代表者を選出すべき主な場面
従業員代表者の選出は、どのような場面で必要となるのでしょうか？
ここでは、従業員代表者の選出が必要となる主な場面を3つ解説します。
36協定を締結する際
1つ目は、36協定を締結する際です。
36協定とは、従業員に法定時間外労働や法定休日労働をさせるために締結が必要となる協定です。
原則として、使用者は従業員を「1日8時間、1週間40時間」の法定労働時間を超えて働かせることができません（労基法32条）。
また、少なくとも1週間に1回は休日（「法定休日」といいます）を与える必要があります（同35条）。
しかし、実際は法定時間外労働をさせたり、法定休日労働をさせたりする必要が生じる場合もあるでしょう。
その際は、事業場ごとに36協定を締結したうえで、管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません（同36条）。
この36協定締結の相手方となるのが従業員代表者です。
就業規則について意見を聴く際
2つ目は、就業規則について意見を聴く際です。
会社が就業規則を作成したり変更したりしようとする際は、あらかじめ従業員代表者の意見を聴くべきとされています（同90条1項）。
また、従業員代表者は、就業規則の作成や変更に関する意見を記した意見書を作成しなければなりません（同2項）。
なお、労基法が求めているのはあくまでも従業員代表者の意見を聴くことまでであり、会社側がその意見に従う義務まではありません。
とはいえ、従業員代表者が強い反対意見を表明しているにもかかわらず、これを一切反映させることなく作成や変更を強行すれば、後に労使トラブルに発展するおそれがあるでしょう。
その他の労使協定を締結する際
3つ目は、その他の労使協定を締結する際です。
代表的な労使協定は先ほど紹介した36協定ですが、他にも次の労使協定などを締結する場合があります。
- フレックスタイム制に関する労使協定
- 1年単位の変形労働時間制に関する労使協定
- 事業場外みなし労働時間制に関する労使協定
- 専門業務型裁量労働制に関する労使協定
- 年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定
- 年次有給休暇の時間単位付与に関する労使協定
- 育児介護休業等に関する労使協定
これらの労使協定の締結においても、従業員代表者が相手方となります。
具体的労使協定の内容や協定締結の進め方などでお困りの際は、社会保険労務士（社労士）へご相談ください。
従業員代表者になれる人・なれない人
従業員代表者になれる人に、制限はあるのでしょうか？
ここでは、従業員代表者になれる人となれない人について解説します。
なれる：パートやアルバイトスタッフ
正社員のみならず、パートタイム従業員やアルバイトスタッフであっても、従業員代表者となることができます。
労基法では、労使協定の締結や就業規則の適用などについて、雇用形態による区別はされていないためです。
そのため、アルバイトやパートだからといって従業員代表者になれないわけではありません。
なれない：業務委託社員
業務委託社員や他者からの派遣社員は、従業員代表者となることができません。
なぜなら、業務委託社員や派遣社員は自社が使用（雇用）している従業員ではないためです。
なれない：労基法上の管理監督者
「労基法上の管理監督者」は、従業員代表者となることができません。
労基法上の管理監督者とは、労働条件の決定その他の労務管理について、経営者と一体的な立場にある者です。
労働時間や休憩、休日などについて労基法上の制限を受けないことから、管理監督者は従業員代表者としては不適格です。
また、法令に明記はないものの、人事部長なども避けた方がよいでしょう。
ある者が労基法上の管理監督者にあたるかどうかは、役職名のみならず、職務内容、責任と権限、勤務態様などの実態から判断されます。
たとえば、次の要件を満たす場合は管理監督者にあたると判断されやすいでしょう。※1
- 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有していること
- 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を有していること
- 現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじまないようなものであること
- 賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされていること
一方で、次の事情などは、管理監督者への該当性の判断において否定的な要素となります。
- 店舗における勤務割表の作成または所定時間外労働の命令を行う責任と権限が実質的にない場合
- 店舗に所属するアルバイト・パート等の解雇に関する事項が職務内容に含まれておらず、実質的にもこれに関与しない場合
- 管理監督者としての職務も行うが、会社から配布されたマニュアルに従った業務に従事しているなど労働時間の規制を受ける部下と同様の勤務態様が労働時間の大半を占めている場合
- 営業時間中は店舗に常駐しなければならない、あるいはアルバイト・パート等の人員が不足する場合にそれらの者の業務に自ら従事しなければならないなどにより長時間労働を余儀なくされている場合のように、実際には労働時間に関する裁量がほとんどないと認められる場合
- 基本給、役職手当等の優遇措置が、実際の労働時間数を勘案した場合に、割増賃金の規定が適用除外となることを考慮すると十分でなく、当該労働者の保護に欠けるおそれがあると認められる場合
このように、ある者が管理監督者にあたるかどうかは、さまざまな要素から総合的に判断されます。
労基法上の管理監督者に該当する者であるかどうか判断に迷う場合は、社労士までご相談ください。
従業員代表者の選出方法
従業員代表者は、どのような方法で選任すればよいのでしょうか？
ここでは、従業員代表者の選出方法を解説します。
民主的な方法での選出が必要
従業員代表者は、民主的な方法で選出しなければなりません。
民主的な方法としては、たとえば次のものなどが挙げられます。
- 投票：候補者を募ったうえで、投票（立候補者が1名の場合は信任投票）を実施する
- 挙手：候補者を募ったうえで、その事業場におけるすべての従業員が出席する場において候補者を支持する場合は挙手を求める
- 回覧：候補者を募ったうえで、紙媒体や社内メール、社内システムなどで信任不信任の署名や押印を集める
従業員代表者を選出したら、適切な方法で選出した証拠を残すため、選出の過程などを記録しておくことをおすすめします。
自社で具体的にどのような方法で従業員代表者を選出すべきか判断に迷う場合は、社労士までご相談ください。
会社からの指名は避ける
会社からの指名は、従業員代表者の選任方法として適切ではありません。
なぜなら、従業員代表者を会社が指名できるとなれば、会社にとって都合のよい従業員を恣意的に選任できてしまうためです。
会社が指名するなど、従業員代表者の選出方法が不適切な場合、その従業員代表者との間で締結した労使協定などが無効となる可能性があります。
また、たとえば締結した36協定が無効となれば法定時間外労働が違法状態となるなど、さらなる問題に波及するおそれも否定できません。
悪質なケースでは会社側に刑事罰が課されるおそれもあるため、従業員代表者の選出は適切に行いましょう。
従業員代表者に関するよくある疑問
従業員代表者の規定については、誤解も少なくありません。
最後に、従業員代表者に関するよくある疑問とその回答を3つ紹介します。
従業員代表者は一度だけ選出すればよい？
従業員代表者は、原則として協定が必要となる書類ごとに選出すべきものです。
ある者を従業員代表者として一度選出したからといって、その者が永続的に従業員代表者であり続けるわけではありません。
実務上は、毎年1回、36協定を締結するタイミングで従業員代表者を選出するケースが多いでしょう。
従業員代表者の選出単位は？
従業員代表者は、事業場単位で選出すべきものです。
そのため、複数の事業場がある場合には、原則として事業場の数だけ従業員代表者が選出されることとなります。
ただし、規模が著しく小さい支所などが複数ある場合は、複数の支所をまとめて一つの事業場として取り扱える場合もあります。
具体的には、社労士へご相談ください。
なお、就業規則の作成義務やこれに伴う従業員代表者からの意見聴取義務があるのは、常時10人以上の労働者を使用する事業場だけです。
そのため、常時10人以上の労働者を使用しない事業場では、就業規則の作成や変更のために従業員代表者を選出する必要はありません。
従業員代表者に対する使用者側の義務は？
会社（使用者）は、従業員代表者に対して次の2つの義務を負っています。
不利益取扱の禁止
使用者は、労働者が過半数代表者であることや過半数代表者になろうとしたこと、過半数代表者として正当な行為をしたことを理由として、不利益な取扱をしてはなりません（労働基準法施行規則6条の2 3項）。
たとえば、次の行為が不利益な取扱いに該当し得ます。
- 解雇すること
- 退職の強要や正社員からパートタイム労働者等への労働契約内容の変更の強要を行うこと
- 不利益な自宅待機を命ずること
- 降格させること
- 減給をし、または賞与等において不利益な算定を行うこと
- 昇進・昇格の人事考課において不利益な評価を行うこと
- 不利益な配置の変更を行うこと
従業員代表者となった者に対して、別の理由からこれらの行為をしようとする場合は、あらかじめ社労士または弁護士へご相談ください。
たとえ従業員代表者となったことや意見を表明したことなどが直接の理由ではなかったとしても、その者に対して不利益な取り扱いをすればトラブルに発展するおそれがあるためです。
必要な配慮義務
使用者は、過半数代表者が法に規定する協定等に関する事務を円滑に遂行することができるよう、必要な配慮を行わなければなりません（同4項）。
必要な配慮とは、たとえば次のものなどが想定されます。※2
- 労働者の意見集約などを行う際に必要となる事務機器（イントラネットや社内メールを含む）の提供
- 事務スペースの提供
まとめ
従業員代表者の役割や選出方法、従業員代表者になれない者などについて解説しました。
従業員代表者とは、その事業場の従業員の過半数を代表する者です。
36協定など労使協定締結の際や就業規則を作成したり変更したりする際は、従業員代表者の選出が必要となります。
従業員代表者は投票や挙手など適切な方法で選出しなければならず、会社側が指名することは適切ではありません。
会社側が恣意的に従業員代表者を指名すると、その従業員代表者と締結した協定が無効になるおそれがあるため、適切な方法で選出しましょう。
Authense社会保険労務士法人では、企業の労務管理体制の構築や労使協定の締結などをサポートしています。
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