36協定を締結したら、管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
この届出は郵送などのほか、電子申請で行うことも可能です。
では、36協定の電子申請は、どのような流れで行えばよいのでしょうか？
また、36協定を電子申請することには、どのようなメリットがあるのでしょうか？
今回は、36協定の電子申請について、社労士がくわしく解説します。
36協定とは
36協定とは、従業員を残業させたり休日労働させたりするために必要となる協定です。
労働条件などについて定めている労働基準法（以下、「労基法」といいます）では、休憩時間を除く労働時間の上限を、1日あたり8時間、1週間あたり40時間と制限しています（労基法32条）。
これを「法定労働時間」といいます。
また、少なくとも1週間に1回は休日を与えなければならず、これを「法定休日」といいます（同35条）。
しかし、実際には法定労働時間を超えて従業員を労働させたり、法定休日に労働させたりしたい場合もあるでしょう。
その場合に必要となるのが、36協定です。
次の者との間で所定の協定を締結し、管轄の労働基準監督署へ届け出ることで、法定労働時間を超えて残業させたり法定休日に労働させたりすることが可能となります（同36条）。
- その事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合：その労働組合
- その事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合：労働者の過半数を代表する者
このようなことが労基法の36条に定められていることから、一般的にこの協定は「36（さぶろく）協定」と呼ばれます。
なお、36協定を締結したからといって、従業員を無制限に残業させられるわけではありません。
36協定を締結した場合、従業員に法定時間外労働をさせられる上限時間は、原則として1か月あたり45時間、1年あたり360時間までです。
ただし、36協定に所定の特別条項を設けることで、臨時的で特別な事情がある場合に限り、これを超えて残業をさせることが可能となります。
36協定には注意点や誤解が少なくありません。
不安がある場合は、あらかじめ社会保険労務士（社労士）へご相談ください。
36協定の3つの届出方法
従業員代表者との間で36協定を締結したら、その旨を管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
せっかく協定を締結しても、届出をするまでは36協定の効果が生じないことには注意が必要です。
たとえば、締結した36協定の始期が4月1日となっていても、労働基準監督署へ届け出たのが4月5日だったのであれば、4月1日から4月4日は36協定の効力が生じません。
つまり、この期間に法定時間外労働や法定休日労働をさせることは違法であるということです。
そのため、36協定を締結したらできるだけすみやかに届出を済ませましょう。
36協定を労働基準監督署へ届け出るには3つの方法があります。
ここでは、3つの届出方法についてそれぞれ概要を解説します。
窓口への持参
1つ目は、管轄の労働基準監督署の窓口へ持参する方法です。
労働基準監督署が近い場合は、この方法が選択肢の1つとなるでしょう。
ただし、窓口での提出ができるのは労働基準監督署が開庁している平日の日中だけであり、時間の制約があります。
また、特に年度末は窓口が非常に混み合うため、長い待ち時間が生じる可能性があります。
郵送
2つ目は、管轄の労働基準監督署へ郵送する方法です。
郵送する場合は、封筒の表に「36協定在中」などと記載しておきましょう。
控えが必要な場合は、次の書類を郵送することで、控えを返送してもらうことが可能です。
- 届出書類の原本とその控え
- 返信用封筒（返送先を記入し、必要な切手を貼ったもの）
- 同封した内容物とその数量を記入した送付状
36協定の控えは助成金の申請などさまざまな場面で必要となるため、受け取るようにしてください。
電子申請
3つ目は、電子申請です。
36協定は、電子で申請することもできます。
電子申請をする場合も、必ず控えを印刷しておきましょう。
電子申請の方法については、後ほどくわしく解説します。
36協定を電子申請するメリット
36協定を電子申請することには、どのようなメリットがあるのでしょうか？
ここでは、他の届出方法と比較した電子申請の主なメリットを紹介します。
労力やコストを削減できる
36協定の電子申請をはじめて行う際は、申請方法などを調べたり慣れないシステムを操作したりすることに手間がかかるかもしれません。
しかし、36協定は一度だけ提出するものではなく、毎年提出するものです。
そのため、電子申請に慣れれば、以後は労力を削減しやすくなります。
また、郵送とは異なり郵送代がかからず、労働基準監督署に出向くための交通費もかからないため、コストの削減にもつながります。
特に、拠点（事業場）が多い場合は労力やコストの削減効果が大きくなりやすいでしょう。
時間や場所を問わずに申請できる
電子申請による場合は、時間や場所を問わずに申請できます。
そのため、開庁時間中に労働基準監督署へ出向くことが難しい場合や窓口で長時間待ちたくない場合は、郵送か電子申請を選択するとよいでしょう。
また、郵送とは異なり、電子申請は申請（発送）から受付までにタイムラグが生じないことも大きなメリットです。
36協定は労働基準監督署に届け出るまでは効力が生じないため、できるだけ早期に届出の効力を生じさせたい場合は電子申請が有力な選択肢となります。
申請状況が確認しやすい
36協定を電子申請する場合、申請ソフト内に申請の記録が残ります。
過去の申請状況を確認しやすい点も電子申請の大きなメリットの1つです。
36協定を電子申請する際の注意点・デメリット
36協定を電子申請する場合、どのような点に注意する必要があるのでしょうか？
ここでは、電子申請の主な注意点を3つ解説します。
拠点が少ない会社の場合は郵送の方が労力がかからない可能性がある
36協定は、拠点（事業場）ごとに締結して届け出なければなりません。
拠点数が多い会社であればそれだけの数の36協定を届け出る必要があり、郵送や窓口への持参では労力やコストがかさみやすくなります。
そのため、拠点数の多い会社ほど電子申請を選択するメリットが大きいといえるでしょう。
電子申請をすることで管轄ごとに郵送したり持参したりする必要がなくなるほか、本社でまとめて届出手続きをすることも可能となるためです。
一方で、拠点が1つや2つの会社の場合、電子申請よりも郵送の方が手間がかからない可能性があります。
特に、日頃からシステム操作に慣れていない場合は、一から操作方法を覚えて電子申請をするよりも郵送の方が容易かもしれません。
どのような場合であっても電子申請がよいわけではないため、自社に合った方法を選択するとよいでしょう。
控えの取得には期限がある
36協定届を電子申請すると、これを受け付けた旨の画面表示がなされます。
申請が完了したら、その場ですぐに控えをダウンロードしておきましょう。
なぜなら、控えの取得には期限があるためです。
「後で必要になったときにダウンロードしよう」と考えていると、取得期限が切れてしまい、控えをダウンロードできなくなってしまうかもしれません。
その場合は、改めて労働基準監督署に届出をして控えを受け取る必要が生じます。
36協定の控えは、助成金の申請や上場準備時のデューデリジェンス（DD）などさまざまな場面で必要となります。
控えを受け取るためだけに再申請が必要となる事態を避けるため、電子申請の場合は控えの取得を忘れないよう特にご注意ください。
従業員代表者との契約には押印が必要である
労働基準監督署に提出する36協定届では、署名や押印が不要となりました。
これにより、以前よりもスムーズな届出が可能となっています。
一方で、従業員代表者と締結する36協定自体の証明押印は廃止されておらず、これまでどおり署名押印が必要です。
労働基準監督署への届出様式で署名押印が不要となったことで、「36協定への押印が不要となった」と誤解しているケースが散見されるためご注意ください。
36協定を電子申請する流れ
最後に、36協定届を電子申請する流れを解説します。
電子申請をする前に、従業員代表者と36協定を締結していることが大前提です。
36協定の内容や従業員代表者との交渉などでお悩みの際は、社労士へご相談ください。
また、電子申請などの届出手続きを社労士に任せることも可能です。
e-Govアカウントを取得する
36協定届を電子申請するには、「e-Govアカウント」を持っていなければなりません。
e-Govアカウントは、さまざまな電子申請をするために必要となる共通アカウントです。
e-Govアカウントをまだ持っていない場合は、まずアカウントを取得してください。
e-Govアカウントを取得するには、まず公式サイトからメールアドレスの仮登録を行います。※1
その後、入力したメールアドレス宛に届いたメールからパスワードなどを入力し、本申請を行うという流れです。
電子申請アプリをインストールする
e-Govアカウントが取得できたら、「e-Govの電子申請アプリケーション」をダウンロードし、申請手続に使用するパソコンへインストールします。
Windows用とMacOS用があるため、作業環境に合ったアプリケーションをダウンロードしてください。※2
ダウンロードしたら、ダウンロードしたアイコンをクリックして画面操作を進めることで、インストールが完了します。
マイページにログインする
e-Govの電子申請アプリケーションをインストールしたら、アプリケーションを開き、アカウント情報を入力します。
アカウント情報を入力するとマイページにログインできるため、そこからログイン情報などを確認します。
画面の見方は、次のとおりです。
- ログイン情報：ログイン情報が表示されます。ここから、e-Govアカウントや利用者設定メニューを表示できます。
- ダッシュボード：未読のメッセージ件数などが表示されます。申請案件や行政手続きに関する案内通知が届きます。
- ブックマーク：ブックマークした行政手続が表示されます。
申請手続をする
マイページにログインができたら、上部のメニューから「手続検索」をクリックします。
クリックすると、e-Govを使って申請できるさまざまな手続きが表示されます。
そこから、「時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）」を検索し、申請手続を行いましょう。
「一時保存して中断」ボタンを押すことで、入力途中の状態で保存することも可能です。
なお、36協定の電子申請では、電子署名や電子証明書などは必要ありません。
そのため、会社の電子署名を有していない場合であっても、36協定を電子申請することが可能です。
まとめ
36協定の電子申請の流れやメリット、注意点などについて解説しました。
36協定は従業員代表者と締結するだけでは足りず、効力を生じさせるには管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
この届出は窓口に持参する方法のほか、郵送や電子申請で行うことも可能です。
36協定届を電子申請とすることで、開庁時間以外であっても申請が可能となるほか、労力やコストを削減しやすくなります。
また、届出の記録が残るため、情報の管理がしやすくなるでしょう。
一方で、届出をしたら控えをすぐにダウンロードする必要があることや、拠点が少ない場合はむしろ手間が増える可能性があることなどに注意しなければなりません。
36協定の締結や電子申請は、社労士に相談したり代行を依頼したりすることができます。
自社でかける手間を削減したい場合や、36協定を正しく運用したい場合は社労士へご相談ください。
Authense 社会保険労務士法人では、企業様の労務管理や労使トラブル予防のサポートに力を入れています。
Authense法律事務所と同じAuthenseグループに属しているため、万が一トラブルが生じた際もスムーズに弁護士へお繋ぎすることが可能です。
36協定の締結や電子申請などでお困りの際は、Authense社会保険労務士法人までお気軽にご相談ください。
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